Comunas misioneras avanzan en la despapelización de los archivos

Desde hace tiempo, distintas comunas de la provincia comenzaron a avanzar en un proceso de digitalización de archivos. De forma lenta, pero sin pausa, eliminar el papel y cargar datos al sistema se volvió un objetivo claro, más aún luego de diversos incidentes en ciertas comunas. 

En ese orden de cosas, desde el Tribunal de Cuentas apuestan a una total sistematización de datos, tanto dentro del organismo como en las municipalidades. En diálogo con El Territorio, la titular del órgano Fabiola Bianco remarcó que se trata de un proceso complejo, pero que ya se inició de forma interna.

“En un primer momento nos planteamos la finalidad de digitalizar todo, pero cuando comenzamos con la tarea vimos que teníamos un Tribunal muy lento, con expedientes de hacía años que todavía no habían salido, así que comenzamos a trabajar en eso”, explicó. Desde entonces comenzó la labor de sacar las notificaciones de forma urgente vía sistema, con el objetivo de que en algún momento, todo sea a través de la web.

“La idea sería que la Municipalidad envíe el balance de forma virtual y sea analizado desde un sistema, hoy son carpetas y carpetas que nos traen para evaluar. Lo mismo buscamos con las multas, que las boletas puedan ser electrónicas y la persona pueda verla desde la computadora”, contó Bianco. Encaminados hacia un cambio de paradigma, expresó que “lo primero fue actualizar nuestros recursos, pasamos de 8 a 30 megas de internet tras un convenio con Marandú Comunicaciones, además de tener recursos humanos propios, lo que nos ayuda a que fluya el trabajo”.

En las comunas
En Cerro Azul, el intendente Gaspar Dudek culminó la despapelización en su comuna. Indicó que “pudimos hacerlo porque desde que ingresamos fue el primer objetivo, tener todo cargado al sistema, para poder facturar directamente mediante internet, como lo estamos haciendo ahora”.

Asimismo, planteó que pese a que demanda tiempo y trabajo, significa “un gran aporte a la urgencia de los nuevos tiempos, además de promover la sustentabilidad del medio ambiente”. Explicó que lo que más tiempo llevó fue cargar los datos de cada uno de los lotes con que cuenta la comuna y de los contribuyentes, uno por uno.

En tanto, desde Candelaria, el jefe comunal Daniel Luna resaltó que “estamos avanzando a buen paso con la digitalización de los datos de catastro, que es lo que más tenemos aquí”. Según dijo, la idea es resguardar los archivos y facilitar la búsqueda, para lo cual también se está armando una página web local. “No se trata sólo de pasar al digital, sino de que con un virus o daños no se pierda, por eso lo queremos poner en una plataforma virtual donde podamos acceder desde cualquier computadora”, manifestó.

En Eldorado aún no se está trabajando con la digitalización de los archivos municipales, sin embargo afirmaron que es uno de los aspectos pendientes como parte de la modernización de los sistemas de trabajo. Según adelantaron, la idea es implementar esta metodología de trabajo en el Concejo Deliberante, que si bien tiene digitalizada sus ordenanzas, que están disponibles al público en la página web, hay muchos expedientes que todavía restan despapelizar.

Desde allí, buscarían implementarlo en los archivos del municipio, así como en todas las dependencias.

De la misma manera, en Puerto Iguazú, la dirección de archivo general busca que el municipio realice la digitalización ya que el sector de archivos se encuentra repleto de estantes y cajas, organizados mediante el trabajo de Antonia Soto y Emma Miranda. Hasta el momento los únicos archivos que están en proceso de digitalización son los contables.

Soto reconoció que se ha perdido mucha información debido a los cambios de lugar físico que han experimentado a lo largo de los años, además de la falta de experiencia de algunos empleados temporarios que desconocían la importancia del cuidado y han destruido documentación alegando que eran “papeles viejos”.

Por su parte,  a través de un sistema de codificación de actividades para las habilitaciones de toda índole y la posibilidad de referenciar la ubicación geoespacial de éstos, en Leandro N. Alem se comenzó a trabajar en digitalizar todas las acciones administrativas y permitir que los habitantes puedan hacer un control y seguimiento de las obligaciones, inmuebles  y trámites.

El secretario de economía y finanzas del municipio, Javier Raiman, explicó que “ya se está trabajando desde nuestra plataforma web en tratar de ir volcando las bases de datos para que cada contribuyente pueda en el corto plazo imprimir sus boletas y hacer pagos a través de los servicios que hoy existen en el mercado”.

En materia de catastro municipal “se están cargando datos y esos se referencian con un software que ya hemos adquirido y que va a vincular los mismos con el servicio de google maps” anticipó. Respecto a la gran cantidad de archivos en papel con que cuenta la Municipalidad, Raiman explicó que “de a poco vamos escanenando y digitalizando, pero la prioridad siempre es de acá en adelante ya que lo que está en el archivo ya no va a sufrir modificaciones y todo lo que es patentes y habilitaciones es contante el movimiento” explicaba.

Conectividad
Tras el informe de este matutino denominado "Baja conectividad, alta demanda", donde se visibilizaron los problemas en las localidades para acceder a internet, desde el gobierno provincial indicaron reconocer los inconvenientes y apuntaron a un proyecto que ya está en funcionamiento de manos de Marcelo Rodríguez y Marandú Comunicaciones, que consiste en llevar fibra óptica a cada comuna.

El objetivo es alcanzar localidades que hasta el momento no contaban con las líneas. Según indicaron, el próximo nodo a concretarse es en la zona de San Pedro.

Si bien, expresaron que aún resta mucho por hacer sobre todo en las comunas más pequeñas, destacaron el alcance del proyecto en marcha.

Siniestros que se llevaron historia

Misiones registra una serie de hechos por los cuales se perdieron documentos y archivos clave de su historia.
 En Candelaria, el Concejo Deliberante quedó sin ningún registro escrito ni actas donde se venía asentado todo el accionar debido a una inundación en el sótano.

 Asimismo, en 1994 un incendio intencional arrasó con la Municipalidad de Posadas.

 De igual forma, en 2006 manifestantes incendiaron el edificio de la Municipalidad de San Vicente, generando grandes pérdidas.

 En 2009, un voraz incendio destruyó gran parte de la Municipalidad de Oberá. El siniestro generó cuantiosas pérdidas en el patrimonio de la comuna. Al igual que en Cerro Azul, donde un incendio en enero de este año consumió el depósito comunal.